La información de su empresa es vital. Podemos decir que sí, su personal es muy importante. Sus clientes también lo son. Pero no hay activo irreemplazable como la información de todo su negocio.

Esto incluye la contabilidad, los datos de sus clientes, contratos, así como todos los documentos que su empresa maneja en el día a día, sin los cuales no podría trabajar.

A medida que las empresas se han ido transformando para eliminar el papel y mantener su información en computadoras y servidores, así mismo ha incrementado la necesidad de tener mejor control de su tecnología.

Por ello, a continuación hablamos de los diferentes aspectos que deben funcionar en su empresa y debe estar pendiente constantemente para asegurarse que su empresa funcione como un reloj suizo.

Digitalización de documentos

Legalmente, su empresa se encuentra obligada a mantener los archivos donde consta la compra de equipos, mercancía y útiles de oficina, así como las facturas de sus ingresos para presentación ante las diferentes entidades gubernamentales en caso de requerirse.

Así mismo, en caso de un reclamo con un cliente o proveedor, así como con su aseguradora, es importante tener toda la documentación organizada para presentar cuando sea necesario.

¿Tiene usted todos sus documentos accesibles de manera digital?

Facturas y órdenes de compra o venta firmadas
Requisiciones y contratos con proveedores o clientes
Cédulas, títulos y otros documentos del personal para RRHH
Declaraciones juradas u otra documentación relacionada con el Estado

Si algo pasara hoy a su bodega o depósito en donde se encuentran los archivos físicamente, ¿tendría usted un respaldo digital para seguir trabajando?

Si la respuesta es no, es momento de empezar a digitalizar todos sus documentos. No espere una inundación, robo o incendio para ponerse al día.

Administración de archivos y permisos a usuarios

Teniendo en cuenta el punto anterior, hay documentos que a veces no se encuentran físicamente en papel, sino que se trabajan como documentos de texto, hojas de cálculo o presentación de diapositivas.

Es por ello que muchas veces se clasifica la información dependiendo del departamento que la utilice:

Contabilidad y Finanzas
Ventas
Compras
Marketing
RRHH
Atención al Cliente
Producción
Legal

¿Cuenta su empresa con un servidor donde se almacenen todos sus documentos y archivos de manera cronológica, o clasificada según el departamento o el tipo de información que se tiene?

¿Tienen los usuarios permiso para editar y borrar a placer, o hay algún control en caso de que un colaborador distraído o con intenciones maliciosas elimine o modifique información?

Datos de usuarios y contraseñas

Su empresa maneja muchas contraseñas, en ocasiones más de las que su ocupado cerebro puede almacenar.

Contraseña de administrador del servidor y firewall
Computadoras y usuarios individuales para acceso al servidor
Aplicación contable, CRM, de gestión de proyectos y otras bases de datos
Archivos protegidos con contraseña como PDF o Excel
Puntos de acceso (Access point) , enrutadores (routers) y conmutadores (switch)
Acceso a relojes de marcación, cámaras o sistema de alarmas
Alojamiento web y su sitio web

¿Tiene usted absolutamente todos los usuarios y contraseñas pertinentes a su negocio? De ser así, ¿tiene algún sistema para manejo de contraseñas o se trata de un post-it pegado en su escritorio?

Bloqueos y filtros de internet y red local

¿Su empresa cuenta con políticas que regulen el uso del Internet tanto para sus colaboradores como visitantes?

Su negocio debería contar con:

Bloqueo de sitios web de ocio como redes sociales, sitios de correos personales, sitios de noticias o de uso inapropiado / contenido para adulto
Eliminación o restricción de acceso a Wi-fi a colaboradores o visitantes
Prohibición de uso de puertos USB en los equipos para evitar fuga de información o infección con malwares
Bloqueo en descargas de archivos de fuente dudosa o ZIP que infecten sus equipos o red
Protección al acceso de impresoras u otros dispositivos que se conecten a su red

Antivirus

¿Su compañía cuenta con una política de instalación de antivirus en todas las computadoras y servidores?
¿Su antivirus es profesional para uso comercial y no gratuito/ uso casero?
¿Cuentan sus equipos con actualizaciones y escaneos frecuentes?

Respaldo de información

¿Qué pasaría si hoy se dañara la computadora de recepción, ventas o contabilidad?
¿De qué manera se respalda la información de estas computadoras? ¿Tiene la información de estos equipos en el servidor?
¿De qué manera se le hace backup al servidor? ¿Tiene disco externo?
¿Cada cuánto se hace respaldo del servidor? ¿Cómo sabe que el respaldo está funcionando?
¿Tiene respaldo sólo local o también en la nube?
Si su servidor y disco externo se infectaran o dañaran hoy, ¿en cuánto tiempo estaría trabajando nuevamente?

Todas estas preguntas le ayudarán a saber si está preparado en caso que su información sea robada, infectada con malware o su servidor sufra por causas naturales o de hurto.

Licencias legales y eliminación de piratería

Todos los equipos comerciales (de uso empresarial) deben tener licencias legales y no pirateadas. La piratería conlleva multas, retención del equipo con software pirata e incluso cárcel. ¿Se encuentran todos sus equipos con las licencias necesarias?

Computadoras con Windows Profesional (no Home /Hogar u otra licencia casera)
Servidor con su licencia de Windows Server, las respectivas CAL por la cantidad de usuarios
Bases de datos con licencias legales de MySQL y según cantidad de usuarios
Servidor de correos con Exchange y según cantidad de usuarios
Aplicaciones con su respectiva licencia de compra como Microsoft Office, Adobe Creative Suite (Photoshop, Illustrator, entre otras)
Otras aplicaciones como su sistema de contabilidad, así como gestión de proyectos u otros

Inventario de equipos y software

Es muy importante saber con qué activos se cuenta para saber si es necesario adquirir uno nuevo, si hay redundancia por equipos guardados o subutilizados o si se debe ir programando presupuestos para cambios por obsolencia de equipos:

Servidores | 5-7 años (Cuando el costo de reparación no vale la pena vs adquirir un nuevo equipo)
Computadoras o Impresoras | 4-5 años (Cuando el costo de reparación no vale la pena vs adquirir un nuevo equipo)
Equipos en la red como el firewall, routers y otros | 3-5 años (Cuando el costo de reparación no vale la pena vs adquirir un nuevo equipo)
Cámaras, relojes de marcación y sistemas de alarma |3-5 años

Sitio web actualizado

¿Cuenta su sitio con información reciente (horarios, teléfonos, dirección, precios de productos)?
¿Cuándo fue el último backup del sitio web?
¿Tiene pendientes actualizaciones del sistema o código?
¿Cuándo fue la última vez que se hizo rediseño o actualización de imagen?
¿Están todos los usuarios vigentes del sitio aún trabajando con la empresa?
¿Cómo va la cantidad de visitas del sitio?

Recuerde, sin información actualizada no hay capacidad para la buena toma de decisiones en su negocio.

Si necesita asistencia para realizar una auditoría de todos sus activos de tecnología o recomendaciones para implementar mejoras a su sistema, con gusto podemos enviarle una propuesta. Escríbanos a info@klamatech.com